Privacy Statement
CoPilot is onderdeel van de Van Spaendonck Groep (‘Van Spaendonck’) en wordt ontwikkeld door Van Spaendonck MKB Service B.V.
CoPilot onderdeel van de Van Spaendonck Groep (‘Van Spaendonck’) en ontwikkeld door Van Spaendonck MKB Service B.V.. (hierna: ‘CoPilot) biedt administratieve ondersteuning aan haar klanten, door middel van het voeren van een administratie of een deel van een administratie.
Loket.nl, de online software voor salaris- en personeelsadministratie, vormt de basis voor de dienstverlening die CoPilot biedt. Om deze dienstverlening te kunnen bieden, worden er verschillende soorten persoonsgegevens verwerkt. Bescherming van de privacy van ondernemingen en personen is hierbij van essentieel belang: vertrouwen in dienstverlening is cruciaal. Daarom behandelt CoPilot alle (persoons)gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, waarbij de eisen die voortvloeien uit onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht worden genomen.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt door CoPilot?
Er zijn verschillende momenten waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Hier volgt een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt.
- Het bezoeken van de website
Bij het bezoeken van de website kunnen aan de hand van cookies persoonsgegevens worden verwerkt. Een gedeelte hiervan is zodat er gebruik gemaakt kan worden van de website. Hiervoor worden de netwerk interacties en IP-gegevens verwerkt. Een gedeelte van de cookies wordt gebruikt om de ervaring van de websitegebruiker te optimaliseren. Hiervoor wordt het klikgedrag en de browsetijd van de gebruiker verwerkt. Voor de optionele cookies wordt expliciet toestemming gevraagd.
- Dienstverlening
In het kader van de dienstverlening door CoPilot worden persoonsgegevens opgeslagen, geraadpleegd en gewijzigd. Het gaat hierbij om alle gegevens die nodig zijn om de administratie te kunnen voeren en het ter beschikking stellen en ondersteunen van (software)applicaties waarmee de werkgever zelfstandig de personeels- en salarisadministratie kan uitvoeren. De werkgever van de werknemer wiens gegevens dit betreft, is in juridische zin aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerking: hij of zij bepaalt het doel van en de middelen voor verwerking. Aan CoPilot (een deel van) de salarisadministratie is uitbesteed door de werkgever, en is als rechtspersoon in juridische zin verwerker van de persoonsgegevens: zij verwerkt de gegevens ten behoeve en in opdracht van de werkgever.
De verplichtingen die privacywetgeving oplegt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens rusten in principe op de verwerkingsverantwoordelijke. Hij of zij moet ervoor zorgen dat voldaan wordt aan de wet bij de verwerking van de gegevens. Echter, CoPilot heeft als verwerker indirect ook bepaalde verplichtingen, op het gebied van de verwerking en de beveiliging van persoonsgegevens. CoPilot heeft daarom met haar klanten verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin onder andere staat aan welke beveiligingseisen voldaan wordt en wat er gebeurt in geval van een datalek.
Daarnaast verwerkt CoPilot persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om jou de mogelijkheid te bieden om een account aan te maken, goederen en diensten te kunnen leveren en jou te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren. Tot slot om jou te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
Bij de dienstverlening worden persoonsgegevens verwerkt. Het gaat dan over de volgende persoonsgegevens:
| Absentie- of aanwezigheidsgegevens en verlofdagen | Datum uitdiensttreding | Huwelijkse staat | Privéadres |
| Academische cijferlijst | Detailgegevens sollicitatie | Inkomstenbelasting | Referenties of antecedentenonder-zoek |
| Accountnummer | Device ID | Kantoorlocatie | Reisgeschiedenis |
| Achternaam | Directe manager | Kenteken | Salaris-/ loonverwachtingen |
| Arbeidsongeschiktheids-claims | Disciplinaire maatregelen | Loonheffingskorting | Schooldiploma’s |
| Arbeidsuren | Functietitel/rol | Nationaal identificatienummer (BSN, RRN) | Telefoonnummers |
| Bedrijf/firma | Geboortedatum | Nationaliteit | Uittredingsgesprek en opmerkingen |
| Bedrijfsunit/-afdeling | Gegevens over subsidies en uitkeringen | Onkostengegevens | Verlofaanvraag |
| Contracttype | Gegevens over vergoedingen | Opleiding en training | Verlofbeoordeling |
| Datum indiensttreding | Geslacht | Prestatiebeoordeling | Voornaam |
- Het krijgen van een nieuwsbrief
Mocht je ingeschreven zijn voor een nieuwsbrief, dan zijn er persoonsgegevens die verwerkt worden om deze nieuwsbrief te kunnen versturen. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt: voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze persoonsgegevens worden verwerkt zolang je ingeschreven staat voor de nieuwsbrief.
- Bezoekersregistratie van het ondernemingshuis
Bezoekers van het kantoorgebouw (ondernemingshuis) van CoPilot worden geregistreerd ten behoeve van de veiligheid van het ondernemingshuis. Hiervoor worden de volgende gegevens geregistreerd: naam, bedrijf en tijdstip van aan- en afmelding. Deze persoonsgegevens worden elke dag opgeschoond.
- Het solliciteren
Wanneer je reageert op één van onze vacatures of indien je een open sollicitatie hebt gestuurd, dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, CV, motivatiebrief, salarisindicatie, referentie en overige informatie die je aan ons stuurt in het kader van de sollicitatie. Deze persoonsgegevens worden één maand bewaard. Wanneer je daarvoor toestemming geeft, bewaren wij de persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatie maximaal 1 jaar.
Anonimiseren van Persoonsgegevens
CoPilot kan de persoonsgegevens die het verkrijgt bij de hiervoor benoemde verwerkingsactiviteiten anonimiseren. Dit betekent dat de oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens zodanig anoniem gemaakt zijn, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van de gegevens. De geanonimiseerde gegevens worden gebruikt voor wetenschappelijke- en/of statische doeleinden.
Doeleinden
CoPilot verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.
- Het versturen van nieuwsbrieven;
- Het beheren van relaties met (potentiële) klanten;
- Het ter beschikking stellen van white papers en degelijke;
- Het ter beschikking stellen van webinars;
- Het faciliteren van salarisadministratie systemen;
- Het faciliteren van verlofadministratie systemen;
- Het faciliteren van overige personeelsadministratie;
- Het faciliteren van klantenservice werkzaamheden;
- Optimaliseren van de website;
- Voor marketing en het doen van Marktonderzoek; en
- Statistisch en wetenschappelijk doeleinden.
Delen persoonsgegevens met derde
CoPilot deelt persoonsgegevens met partijen die namens CoPilot bepaalde diensten uitvoeren en als sub-verwerker namens CoPilot persoonsgegevens verwerken. CoPilot maakt bijvoorbeeld gebruik van een externe partij voor het hosten van de website en het versturen van nieuwsbrieven. Hieronder volgt een lijst van sub-verwerkers die CoPilot gebruikt bij het verwerken van persoonsgegevens.
| Welke derde partij verwerkt gegevens namens CoPilot? | Verwerkingsactiviteit | Voor welk doeleinden verwerkt CoPilot deze gegevens? | In welke regio vindt deze verwerking plaats? |
|---|---|---|---|
| Eva Solutions | Bezoekersregistratie | Aanwezigheidsregistratie bezoekers in verband met veiligheid; | EER (Nederland) |
| Loket.nl | Uitwisseling HR-gegevens | Dienstverlening | EER (Nederland) |
| Loket.nl | Support | Dienstverlening | EER (Nederland) |
| Teamleader | CRM | CRM | EER (België) |
| Het Loonloket | Onderaannemer CoPilot | Dienstverlening | EER (Nederland) |
| DPO2 | Onderaannemer CoPilot | Dienstverlening | EER (Nederland) |
| Moonen Loonsolutions | Onderaannemer CoPilot | Dienstverlening | EER (Nederland) |
| Salesforce | CRM | CRM | EER (Duitsland) |
| Zendesk | Ticketsysteem | Dienstverlening | EER (Ierland) |
Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
CoPilot vindt jouw privacy belangrijk. Daarom willen wij jou graag wijzen op de verschillende rechten in het kader van de privacywetgeving. Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten vernietigen. Daarnaast heb je het recht om de gegeven toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door CoPilot. Tot slot heb je het recht om jouw gegevens over te laten dragen aan anderen. Soms kan het zijn dat een wettelijke verplichting zich verzet tegen bovenstaande rechten. In dat geval informeren wij je hierover.
Rechten uitoefenen
Indien je jouw rechten wil inroepen, kun je hiervoor schriftelijk contact opnemen met CoPilot via compliance@vanspaendonck.nl
CoPilot als verwerker
Zoals eerder vermeld is CoPilot verwerker van jouw persoonsgegevens indien jouw werkgever gebruik maakt van CoPilot als leverancier voor (salaris)administratie. Indien je jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens wil uitoefenen, neem dan contact op met je werkgever.
Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Binnen CoPilot hebben wij verschillende technische- en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij verwerken worden beschermd tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of toegang. Deze verschillende maatregelen zorgen voor een passend beveiligingsniveau.
Vragen
Heb je een vraag over de verwerking van persoonsgegevens of over de beveiliging van jouw persoonsgegevens? Dan kunnen deze worden gesteld via compliance@vanspaendonck.nl.
Klachten
Je kunt een klacht indienen over de verwerking van persoonsgegevens door een e-mail te versturen naar compliance@vanspaendonck.nl. Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
