Gemakkelijk incidentele reiskosten declareren doe je zo

Vanaf 1 april 2021 mogen werkgevers geen vaste reiskostenvergoeding meer geven aan medewerkers die minder dan 128 dagen per jaar naar dezelfde werkplek reizen. Wat betekent dit voor je salarisadministratie?

Vanwege de coronamaatregelen werd in mei 2020 het besluit ”noodmaatregelen coronacrisis” genomen. Dit hield in dat de vaste reiskostenvergoeding doorbetaald mocht worden gedurende het jaar 2020 en een deel van 2021, ondanks het veelvuldig thuiswerken van medewerkers. Vanaf april 2021 vervalt dit besluit.

Minder vaak een vaste vergoeding

Dat betekent dat de vaste reiskostenvergoeding vanaf 1 april 2021 alleen van toepassing is voor medewerkers die minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar hun werkplek reizen. Omdat veel medewerkers tegenwoordig thuiswerken komt de vaste reiskostenvergoeding waarschijnlijk veel minder vaak voor onder personeelsleden. Werknemers die grotendeels thuiswerken kunnen de incidentele reiskosten wel nog per declaratie of op basis van nacalculatie vergoed krijgen, tot een maximaal bedrag van 19 cent per kilometer belastingvrij.

Medewerkers reiskosten laten declareren

Sommige werkgevers krijgen vanaf april dus opeens te maken met het incidenteel vergoeden van reiskosten. En dus zullen zij de dagen in kaart moeten gaan brengen waarop medewerkers op het werk aanwezig zijn. Wie slim is, legt de verantwoordelijkheid om dit bij te houden bij de medewerker zelf. Wist je bijvoorbeeld dat medewerkers in Werknemerloket (het werknemerportaal van Loket.nl) reiskosten gemakkelijk zelf kunnen declareren? Hoe dit precies werkt, lees je in dit artikel of bekijk de video.

De werkgever of salarisadministrateur hoeft de ingediende declaratie, ookwel mutatie genoemd, enkel te accorderen. De gemaakte reiskosten worden netjes op datum opgeslagen en verrekend bij de volgende loonbetaling. Door de verantwoordelijkheid neer te leggen bij je medewerker en niet zelf fysieke aanwezigheid bij te gaan houden, bespaar je een hoop tijd. Daarnaast synchroniseer je direct met je salarissoftware en zorg je voor een snelle uitbetaling van de vergoeding.

Eerst zien, dan geloven?

Gebruik inwerken en contracteren gratis en ontdek het zelf.