Privacy Statement

CoPilot onderdeel van de Van Spaendonck Groep (‘Van Spaendonck’) en ontwikkeld door Van Spaendonck MKB Service B.V. (hierna: ‘VSS’) biedt administratieve ondersteuning aan haar klanten, door middel van het voeren van een administratie of een deel van een administratie. Loket.nl, de online software voor salaris- en personeelsadministratie, vormt de basis voor de dienstverlening die CoPilot biedt. Om deze dienstverlening te kunnen bieden, worden er verschillende soorten persoonsgegevens verwerkt. Bescherming van de privacy van ondernemingen en personen is hierbij van essentieel belang: vertrouwen in dienstverlening is cruciaal. Daarom behandelt VSS alle (persoons)gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, waarbij de eisen die voortvloeien uit onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht worden genomen.

Verwerking van persoonsgegevens diensten CoPilot

In het kader van de dienstverlening door CoPilot worden persoonsgegevens opgeslagen, geraadpleegd en gewijzigd. Het gaat hierbij om alle gegevens die nodig zijn om de administratie te kunnen voeren en het ter beschikking stellen en ondersteunen van (software)applicaties waarmee de werkgever zelfstandig de personeels- en salarisadministratie kan uitvoeren. De werkgever van de werknemer wiens gegevens dit betreft, is in juridische zin aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerking: hij of zij bepaalt het doel van en de middelen voor verwerking. Aan CoPilot (een deel van) de salarisadministratie is uitbesteed door de werkgever, en is als rechtspersoon in juridische zin verwerker van de persoonsgegevens: zij verwerkt de gegevens ten behoeve en in opdracht van de werkgever.
De verplichtingen die privacywetgeving oplegt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens rusten in principe op de verwerkingsverantwoordelijke. Hij of zij moet ervoor zorgen dat voldaan wordt aan de wet bij de verwerking van de gegevens. Echter, CoPilot heeft als verwerker indirect ook bepaalde verplichtingen, op het gebied van de verwerking en de beveiliging van persoonsgegevens. VSS heeft daarom met haar klanten verwerkersovereenkomsten gesloten, waarin onder andere staat aan welke beveiligingseisen voldaan wordt en wat er gebeurt in geval van een datalek.

Daarnaast verwerkt CoPilot persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om jou de mogelijkheid te bieden om een account aan te maken, goederen en diensten te kunnen leveren en jou te kunnen contacteren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te voeren. Tot slot jou te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.

Statistisch gebruik

In de verwerkersovereenkomst is ook de mogelijkheid voor VSS tot het verkrijgen van statistisch inzichten van de gegevens in en het gebruik van de (software)applicaties. CoPilot analyseert gegevens om unieke statistische inzichten te verkrijgen in data. CoPilot verricht (geaggregeerde en geanonimiseerde) analyses, het doen van statistisch onderzoek naar (de kwaliteit) van haar eigen dienstverlening, het ondersteunen van het onderhoud aan haar eigen diensten en het ontwikkelen van nieuwe (datagedreven) diensten voor haar klanten. Middels informatieproducten worden bijvoorbeeld trends en ontwikkelingen in beeld gebracht. CoPilot stelt alleen informatieproducten beschikbaar die niet tot individuele personen herleidbare gegevens bevatten, en richt zich op het faciliteren van ondernemerschap: alle statistische analyses die gemaakt worden zijn dan ook gericht op het versterken van het MKB. CoPilot geeft geen medewerking aan statistische analyses die tegen de belangen van het MKB in gaan en gaat uiterst zorgvuldig met gegevens om. Indien niet op prijs wordt gesteld op statistische analyse kan dit worden gemeld via meldplicht@copilot.nl.

Cookies

Bij bezoek van de website van CoPilot wordt er een aantal bezoekgegevens, cookies, bijgehouden. Cookies zijn kleine bestanden die op een computer, telefoon of tablet worden geplaatst door de aanbieder van een website, waarmee informatie wordt verzameld over het bezoek aan de website. CoPilot gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Als je onze berichten deelt via social media gebruiken we ook social media cookies.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen, de natuurlijke personen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, kunnen een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die CoPilot als verwerkingsverantwoordelijke over hen verwerkt. Voor de persoonsgegevens die CoPilot als verwerker verwerkt is de werkgever verantwoordelijk: verzoeken tot inzage en daarna eventueel tot wijziging of verwijdering van de persoonsgegevens kunnen daarom gericht worden tot de werkgever. Indien VSS als verwerker dergelijke verzoeken ontvangt, zullen deze worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke werkgever. Met betrekking tot de overige gegevensverwerkingen en de statistische analyse van gegevens kunnen verzoeken tot inzage en eventueel wijziging, afscherming of verwijdering gericht worden tot Van Spaendonck MKB Service t.a.v. de Directie, Postbus 152, 5000 AD Tilburg of meldplicht@copilot.nl. Inkomende verzoeken worden zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken, in behandeling genomen en beantwoord.

Dit privacy statement kan gewijzigd worden. De meest recente versie van dit privacy statement is altijd te vinden op deze pagina. Laatst aangepast op 26-04-2021.