Een (online) personeelsborrel, een kerstpakket, een zakelijke lunch of een fruitschaal die in de keuken wordt neergezet: zomaar een paar zaken die je onbelast kunt vergoeden voor je personeel. Vaak wordt hiervoor de vrije ruimte gebruikt van de zogeheten werkkostenregeling (WKR). Geen angst, we leggen in deze blogpost uit hoe dat werkt. Er zijn echter nog andere regelingen waar je eerst een beroep op kunt doen, voordat je je vrije ruimte gebruikt.
Welke regelingen kun je gebruiken?
Bepaalde kosten die je maakt voor je personeel zijn vrijgesteld van belasting of kunnen als nihil worden gewaardeerd. We zetten deze regelingen voor je op een rij.
Gerichte vrijstellingen
De Belastingdienst heeft een aantal vergoedingen gedefinieerd waar je sowieso geen belasting over hoeft te betalen. Denk bijvoorbeeld aan reiskostenvergoeding, zakelijke overnachtingen, opleidingen, laptops en zelfs de kosten van een verhuizing van je werknemer die dichter bij zijn werk komt wonen.
Nu veel mensen thuiswerken, valt ook de vergoeding van bijvoorbeeld een beeldscherm of een bureaustoel onder de gerichte vrijstellingen. Als deze arbovoorziening samenhangt met de werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet hoef je hiervoor dus niet de vrije ruimte voor te gebruiken.
Intermediaire kosten
Kosten die je werknemer voorschiet om zijn werk te kunnen doen noem je intermediaire kosten. Denk hierbij aan parkeerkosten bij de klant, een zakelijke lunch of een relatiegeschenk. Vaak declareert je medewerker dit soort kosten door middel van bonnetjes.
Nihilwaarderingen
Dit zijn voorzieningen in natura die je als nihil mag waarderen. Met andere woorden, het privévoordeel voor de werknemer is minimaal, omdat deze voorzieningen gerelateerd zijn aan de werkplek. Voorbeelden zijn het bureau, het kopieerapparaat, maar ook een fitnessruimte of ter beschikking gestelde bedrijfskleding. Ook consumpties zoals koffie, thee, fruit of tussendoortjes vallen hieronder, zolang het maar geen volledige maaltijd is.
Wat is de WKR?
Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers.
Vanwege de coronacrisis is de vrije ruimte in 2020 opgeschroefd naar 3% van de totale loonsom tot een bedrag van € 400.000. Daarboven geldt voor dat jaar nog steeds een percentage van 1,2%.
In 2021 blijft de verruiming van de vrije ruimte over de totale loonsom tot en met €400.000,- bestaan. Dit betekent dat de vrije ruimte over de totale loonsom tot en met €400.000,- 3% is. Het percentage boven deze €400.000,- daalt licht en is in 2021 nog maar 1,18%.
Een rekenvoorbeeld:
Je organiseert een (online) kerstfeest aan het einde van het jaar. Je totale fiscale loonsom is 300.000 euro. Per jaar mag je de kosten van deze personeelsfeestjes – ook online feesten vallen hieronder – onbelast wegboeken onder de werkkostenregeling tot een bedrag van 9000 euro (3%). Besteed je gedurende het jaar heen toch meer – zeg 10.000 euro – aan deze feestjes dan mag je voor 9000 euro in je vrije ruimte wegboeken, maar moet je over de resterende 1000 euro 80% eindheffingsloon afdragen.
Vergoeding voor thuiswerken
Ook kosten die gemaakt worden om thuiswerken mogelijk te maken kunnen onbelast vergoed worden via de vrije ruimte. Het Nibud adviseert werknemers te vergoeden voor extra gas- water en lichtkosten, de kosten voor koffie en thee, wc-papier en zelfs het gebruik – via afschrijvingen – van het bureau en bureaustoel. Deze vergoeding kan oplopen tot €40,- per maand bij een fulltime dienstverband, aldus het Nibud. Meer over de thuiswerkvergoeding lees je in deze whitepaper.
Hoe houd je overzicht over je vrije ruimte?
Het lastige aan de werkkostenregeling is dat je nooit helemaal zeker weet hoe hoog je totale loonsom zal uitpakken. Je neemt nieuwe mensen aan, maar er gaan ook mensen weg. Je kunt natuurlijk je accountant telkens om een overzicht vragen. Of je checkt zelf in je salarisadministratie hoeveel vrije ruimte je nog over hebt, mits je salarispakket hier een oplossing voor aanbiedt. In Loket.nl vind je bijvoorbeeld het overzicht werkkostenregeling, waarmee je precies kunt zien hoeveel vrije ruimte je nog beschikbaar hebt. Ook kun je zelf de kosten wegboeken onder de WKR.
Bonussen en de WKR
Voor het uitkeren van bonussen is geregeld gebruik gemaakt van de vrije ruimte. Zelfs als de bonus buiten de vrije ruimte valt, kun je met 80% eindheffing voordeliger uitkomen dan wanneer je de gebruikelijke loonbelasting betaalt.
Een rekenvoorbeeld:
Stel, je geeft één van je medewerkers een bonus van 1000 euro. Je boekt dit weg onder de werkkostenregeling. Helaas blijk je je vrije ruimte al volledig gebruikt te hebben voor andere personeelsvergoedingen. Dus moet je 80% belasting betalen over deze bonus, wat neerkomt op 800 euro. Deze medewerker is je waardevolste kracht en valt in belastingschijf 4 – hij betaalt 52%. Je zou hem dan 2083 euro in plaats van 1800 euro moeten betalen om hem diezelfde bonus van 1000 euro te kunnen geven. De werkkostenregeling pakt dus alsnog goedkoper voor je uit dan wanneer de bonus als loon belast wordt.
Momenteel vinden er diverse rechtszaken plaats, omdat de Belastingdienst de uitgekeerde bonussen ongebruikelijk vindt. De Belastingdienst probeert in zulke rechtszaken te bewijzen dat de bonus niet voldoet aan de zogeheten gebruikelijkheidstoets. Simpel uitgelegd, betekent dit dat een bonus maximaal 30% mag afwijken van vergelijkbare gevallen én redelijk moet zijn. De Belastingdienst hanteert een maximaal bedrag van 2.400 euro per persoon per kalenderjaar voor bonussen. Wanneer de rechter de uitgekeerde bonus ook ongebruikelijk vindt, moet er alsnog loonbelasting worden afgedragen over het uitgekeerde bedrag.
Bedenk goed wat je met je vrije ruimte doet
Er zijn werkgevers die de vrije ruimte gebruiken om een laptop onbelast te kunnen vergoeden. Onnodig, want een laptop mag je volgens de Belastingdienst al als gerichte vrijstelling beschouwen. Bovendien mag je een laptop ook als nihil waarderen, omdat deze gerelateerd is aan je werkplek.
Consumpties die tijdens personeelsfeestjes op het werk worden genuttigd, mag je eveneens onbelast vergoeden vanwege de nihilwaardering. Organiseer je een online borrel, dan is dit niet meer gerelateerd aan de werkplek en vallen de kosten wél in de vrije ruimte.
Krijg hier meer antwoorden op vragen over de WKR ten tijde van corona of download hier de whitepaper over de WKR in 2021.
