Wat moet je regelen als je personeel in dienst neemt?

Wat moet je regelen als je personeel in dienst neemt

Je onderneming groeit en je overweegt om iemand aan te nemen. Je maakt een goede kosten-batenanalyse, spreekt een aantal interessante (en minder interessante) kandidaten en je maakt je keuze. Jullie onderhandelen over de voorwaarden, het arbeidscontract wordt getekend en je geeft elkaar een hand. “Tot over twee weken op je eerste werkdag!”, zeg je. Maar is daar alles mee geregeld?

Het aannemen van een medewerker brengt verplichtingen met zich mee. Volg deze checklist om er zeker van te zijn dat je je verplichtingen als werkgever nakomt:

  1. Aanmelden bij de Belastingdienst
  2. Checken van de identiteit
  3. Voeren van salarisadministratie
  4. Regelen van goede arbeidsomstandigheden

Daarnaast geven je enkele tips over verzekeren en informatievoorziening, die weliswaar niet vallen onder je werkgeversplichten, maar wel handig zijn om te regelen.

Aanmelden bij de Belastingdienst

Voor je nieuwe medewerker moet je loonheffing afdragen aan de Belastingdienst. Meld je daarom aan als werkgever, zodat je een loonheffingennummer toegekend krijgt. Op de website van de Belastingdienst vind je het formulier Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever.

Voor het invullen van dit formulier heb je je Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer (RSIN) nodig, dat je gekregen hebt bij inschrijving bij de KvK. Het RSIN wordt toegekend aan alle rechtspersonen en samenwerkingsverbanden, zoals BV’s, VOF’s en stichtingen. Heb je een eenmanszaak? Je hebt dan geen RSIN, maar je kan je BTW-nummer, ook het Fi-nummer (fiscaal nummer) genoemd, gebruiken.

Geef op dit formulier zo duidelijk mogelijk aan wat je bedrijfsactiviteiten inhouden.

Op basis van je bedrijfsactiviteiten bepaalt de Belastingdienst of je binnen een bedrijfssector valt. Die indeling bepaalt de hoogte van de werkgeverslasten, zoals werkgeversverzekeringen of pensioenpremie.

Verder geef je in dit formulier aan of je de aangifte loonheffingen per maand of per 4 weken doet. Nadat je je formulier ingevuld en ondertekend hebt opgestuurd, is je aanmelding als werkgever rond. De Belastingdienst verwerkt al deze gegevens en stuurt jou je loonheffingennummer. Vanaf dat moment kun je de aangifte loonheffingen doen.

De Belastingdienst stuurt je ook een brief met daarin de tijdvakken voor aangifte van het hele jaar. De volledige uitleg over het doen van aangifte en de aangiftetijdvakken vind je hier.

Checken van de identiteit

Je bent verplicht om voor de aanvang van de werkzaamheden de identiteit van de werknemer te controleren. Dit kan alleen op basis van een paspoort of een ID-kaart, omdat daar het burgerservicenummer (BSN) én de nationaliteit op staan vermeld. Daarnaast ben je verplicht een kopie te maken van het identiteitsbewijs en deze te bewaren tot minsten 5 jaar nadat de werknemer uit dienst is.

Werk je met gevoelige informatie, dan raden we je aan om de optionele integriteitscheck te doen. Laat de werknemer hiervoor een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) aanvragen bij de gemeente.

Voeren van salarisadministratie

Je bent wettelijk verplicht om salarisadministratie te voeren, zodat je loonadministratie voor zowel je werknemers als de fiscus overzichtelijk is. Je mag kiezen of je het zelf doet of uitbesteedt aan een accountant. In beide gevallen maak je gebruik van speciale software, het zogenaamde salarispakket. Er zijn diverse salarispakketten op de markt voor kleine en grote bedrijven. Veel accountants gebruiken meerdere pakketten en kunnen adviseren welk pakket het best bij jou past.

In theorie bespaar je geld door zelf je salarisadministratie te voeren, op voorwaarde dat je naast salaris en het verplichte vakantiegeld geen extra’s uitkeert. In dat geval moet je enkel zorgen dat je je eigen gegevens, de gegevens van de werknemer, het loonheffingennummer en het percentage vakantiegeld op de juiste manier vastlegt.

Als je bedrijf onder een cao valt of als je een bijzondere regeling met je werknemer treft, krijg je te maken met complexe zaken als pensioenregeling, overuren en diverse soorten dienstverbanden. Je moet je dan verdiepen in de materie, wat behoorlijk wat tijd kost. Bovendien moet je alle aanpassingen in de wet- en regelgeving bijhouden. Als je fouten maakt, bijvoorbeeld met betrekking tot de afdracht van loonheffingen of pensioenpremie, ben je aan de correcties achteraf of boetes juist veel meer tijd en geld kwijt.

In dat geval loont het om de hulp van een accountant in te schakelen. Die zet de salarisadministratie op, houdt alle wijzigingen bij, voert controle uit en laat je weten wanneer je de loonheffingen moet afdragen en salaris moet uitbetalen.

Regelen van goede arbeidsomstandigheden

De Arbowet verplicht je tot het regelen van een aantal zaken:

De bedrijfsarts

Volgens de wijzigingen in de Arbowet die gelden sinds juli 2018 moet iedere werkgever een overeenkomst aangaan met een bedrijfsarts of een arbodienst, het zogenaamde basiscontract. Hierin staan de werkafspraken vastgelegd.

Een veilige werkomgeving

Je bent als werkgever verplicht om Risico-Inventarisatie en – Evaluatie (RI&E) op te stellen en je moet een veilige en gezonde werkomgeving bieden. De eisen hiervoor worden gesteld in het Arbobesluit. Denk bijvoorbeeld aan minimaal vier vierkante meter per werknemer, hygiëne op de werkplek en goed functionerende noodverlichting.

Niet verplicht, wel handig

Optionele verzekeringen

Er zijn diverse optionele verzekeringen die handig zijn voor jou als ondernemer en je personeel. Kies je ervoor, regel ze dan voor de eerste werkdag. Een verzuimverzekering neemt de doorbetaling van de loonkosten op zich als je werknemer ziek is. Afhankelijk van de voorwaarden kan de verzekeraar ook meehelpen mee met de re-integratie. De voorwaarden verschillen per verzekeraar en per verzekering. Houd er rekening mee dat niet alles in de basisdekking zit en dat de aanvullende dekking hoog kan uitvallen. Maak voor jezelf daarom een goede afweging bij het bepalen van de risico’s.

Denk ook aan een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB), als je deze nog niet had. Hiermee wordt de schade gedekt die jij of je personeel toebrengen aan anderen of de spullen van anderen. Veroorzaak jij of je medewerker financiële schade bij iemand anders, dan heb je de beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) nodig.

Goede informatievoorziening

Het spreekt voor zich dat je je werknemer voor de aanvang van de werkzaamheden voorziet van alle relevante informatie met betrekking tot het dienstverband. Denk aan het arbeidscontract, de afspraken met betrekking tot de cao en de pensioenregeling en het bedrijfsreglement. Je bent niet verplicht om een bedrijfsreglement te maken, maar dit kan heel handig zijn voor het vastleggen van algemene afspraken, zoals werktijden of gedragsregels. Het is ook makkelijker om aanpassingen in het bedrijfsreglement aan te brengen dan in de individuele contracten. Maak wel een verwijzing naar dit bedrijfsreglement in het arbeidscontract, zodat de werknemer hiermee akkoord gaat.

Wanneer alles netjes is geregeld, kan je met gerust hart je nieuwe medewerker verwelkomen. En dan kan het echte werk beginnen.

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!