Waarom onboarding al voor de eerste werkdag begint

Waarom onboarding al voor de eerste werkdag begint

Nieuwe collega’s al een inwerkprogramma opsturen als ze nog niet officieel in dienst zijn, is al lang niet meer ongepast. Sterker nog, millenials vinden het prima om zich een paar dagen voor de eerste werkdag alvast in te lezen. Ze zijn nieuwsgierig naar hun nieuwe werkgever en staan ervoor open om meer te weten te komen over hun toekomstige collega’s en werkomgeving. Wie al voor de eerste werkdag aandacht besteedt aan het toekomstige dienstverband, ookwel preboarding genoemd, maakt een sterke eerste indruk.

Er is nog een reden waarom preboarding van belang is. Een nieuwe medewerker wordt vaak overladen met informatie tijdens zijn eerste werkdag. Met als gevolg dat de volgende dag alle namen weer vergeten zijn en er niet veel van de kennisoverdracht is blijven hangen. Dit terwijl werknemers die van baan wisselen vaak een tijdje vrij nemen tussen twee banen in. Ze komen los van die oude baan en maken ruimte in het hoofd voor een nieuwe carrièrestap. Hét moment om rustig kennis te maken met de nieuwe werkgever. Met als grote voordeel: informatie wordt verspreid over een langere periode en kan in alle rust eigen worden gemaakt.

Hoe zorg je voor een goede preboarding?

Vraag uit wat je medewerker nodig heeft

Mail of bel je nieuwe medewerker om te vragen wat hij nodig heeft om zijn werk te kunnen doen. Denk aan het type laptop, eventueel telefoon of de licenties van de programma’s waar je nieuwe medewerker mee moet of wil werken. Geef intern iemand de opdracht om dit voor de eerste werkdag te regelen. Je krijgt immers maar een keer de kans om een eerste indruk te maken. Als de spullen op tijd zijn geregeld, zorg je ervoor dat die allesbepalende eerste indruk goed is.

Vertel alvast wat over je bedrijf

Vertel al voordat iemand bij je aan de slag gaat iets over de geschiedenis, je visie en missie van je organisatie. Wat wil je samen bereiken en waar sta je voor? Hoe eerder je dit duidelijk maakt aan je nieuwe medewerker, hoe sneller hij weet aan welk groter doel hij meewerkt.

Je merk, je kernwaarden en de vertaling daarvan naar je bedrijfscultuur in een vroeg stadium communiceren, helpt je nieuwe medewerker om sneller autonoom aan de slag te gaan. Ondernemer Pieter Zwart van Coolblue noemt cultuur zelfs de basis voor duizend-en-één beslissingen. Zijn binnen jouw bedrijf bijvoorbeeld snelheid en flexibiliteit van belang, dan helpt dit je nieuwe collega bij het uitvoeren van zijn taken. Kortom, je kernwaarden geven je mensen richting en houvast.

Verras je nieuwe medewerker

Een werknemer aannemen is niet alleen voor jou als ondernemer spannend. Ook je nieuwe medewerker kijkt uit naar zo’n eerste werkdag. Een bloemetje bestellen is zo geregeld en zorgt voor een extra welkomstgevoel. Of stuur een welkomstpakket naar het thuisadres met aardigheidjes die gerelateerd zijn aan jouw bedrijf, danwel de producten of diensten die je levert. Iemand die zich welkom voelt, voelt zich eerder op zijn gemak binnen de organisatie.

Een (virtuele) borrel als opwarmer

Nodig nieuwe mensen al voor hun eerste werkdag uit om een keer te komen borrelen. Zo leren je nieuwe medewerkers informeel alvast een paar collega’s kennen. Je voorkomt hiermee dat ze op de eerste werkdag worden overspoeld met belangrijke informatie én alle namen van teamleden moeten onthouden. Wanneer thuiswerken nog de norm is, maar er wel een pubquiz of virtuele borrel wordt georganiseerd, is dat juist een reden om iemand al voor de eerste werkdag uit te nodigen. Zo leer je je toekomstige medewerker direct wat beter kennen.

Communiceer het inwerkprogramma

Stuur een week voor de startdatum het inwerkprogramma op. Zo kan de onboardee zich op zijn gemak inlezen, weet hij wie zijn buddy is en waar hij zijn spullen moet ophalen. Het gevolg: een frisse, nieuwe collega die een duidelijk beeld heeft wat er gaat gebeuren, wat er van hem verwacht wordt en in staat is om met de reeds ontvangen informatie snel aan de slag te gaan.

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!