Waarom je cash flow forecast cruciaal is, zodra je mensen aanneemt.

Waarom je cas flow forecast cruciaal is

“Cash is king. Zonder cash kun je niet ondernemen”, aldus Paul Joore, oprichter van Route InControlRating (ICR) en financieel specialist. Zodra je mensen aanneemt, bepaalt die liquiditeit eveneens of je elke maand salaris kunt overmaken. “Zonder cash flow forecast ben je bewust onbekwaam”, stelt Joore. Dus vroegen we hem hoe je een cash flow forecast opzet en eventuele tekorten op je bankrekening opvangt.

Voor de leek, wat is een cash flow forecast?

“Een voorspelling van je inkomsten- en uitgavenstromen. Kortom, wat gaat er aan geld uit, wat komt er aan geld binnen en wat is het saldo op je bankrekening. Of er meer uitgaat dan binnenkomt, bepaalt of je gedurende het hele jaar je rekeningen en je personeel kunt betalen.”

Hoe verschilt dit van een kosten-batenanalyse?

“Daar maken veel ondernemers een denkfoutje. Verwar je kosten niet met uitgaven. Je verlies- en winstrekening is niet hetzelfde als je cash flow. Stel, je betaalt je verzekeringspremie liever in een keer in januari. Dan gaat dat totale bedrag direct van je rekening af. Maar in je kosten-batenanalyse zet je een bedrag per maand weg, terwijl het geld al in januari van je rekening is afgeschreven. Hetzelfde geldt voor je btw-aangifte die je per kwartaal betaalt of het vakantiegeld dat je in mei overmaakt. Een cash flow forecast geeft inzicht in het saldo wat er elke maand op je bankrekening staat. Daarom wordt dit ook wel de liquiditeitsprognose genoemd.”

Hoe ver kijk je vooruit in zo’n cash flow forecast?

“Zo’n cash flow prognose kijkt in de regel twaalf maanden vooruit, zodat je kunt anticiperen op seizoenspatronen. Simpel voorbeeld: als je ijsjes verkoopt, weet je dat je ’s zomers meer geld op je bankrekening binnenkrijgt dan in de wintermaanden. Afhankelijk van je business en die seizoenspatronen, kun je met een cash flow forecast de continuïteit van je onderneming waarborgen. Het dwingt je na te denken over betalingen en het type klanten waar je je op wilt richten. Welke betaaltermijn hanteer je? Factureer je voor- of achteraf? In het laatste geval zitten er misschien wel twee maanden tussen je inkoop en de dag dat je betaald krijgt. Dan ben je feitelijk je klanten aan het voorfinancieren. Als dat je voortbestaan in gevaar brengt, weet je dat je je betalingstermijnen aan moet passen.”

Welke betaaltermijn raad je aan?

“Lever je een online dienst, dan is het vrij normaal om vooraf te laten betalen. Factureer je het aantal uren, factureer dan in eerste instantie – het liefst vooraf of zo snel mogelijk – kostendekkend en daarna het restbedrag. Zo verklein je de kans dat je je personeel of andere vaste lasten niet kunt betalen.”

Hoe zet je een cash flow forecast op?

“Vanochtend nog zette ik voor een klant een cash flow forecast op. Je begint met je beginsaldo, daarna zet je de inkomstenstromen op een rij. Denk naast betalingen van klanten ook aan btw-teruggaves of leningen die worden gestort. Zodra je de totale inkomende stromen voor de komende twaalf maanden op een rij hebt gezet, ga je structuur geven aan de uitgaven die je hebt, je crediteuren. Je winst- en verliesrekening kun je gebruiken als leidraad als je die hebt. Wanneer moet je welke terugkerende kosten betalen en wanneer verwacht je bepaalde inkomsten?”

Maar in je eerste jaar weet je dit toch nog helemaal niet?

“Juist als je begint als ondernemer moet je oprecht geïnteresseerd zijn in cijfers. Cash is king, zonder cash kun je niet ondernemen. Heb je geen idee hoe je lopende rekening er uit gaat zien, dan ben je bewust onbekwaam. Denk niet, dat regelt mijn boekhouder wel. Dan heb je zelf namelijk geen idee meer hoe je er voor staat en maak je jezelf afhankelijk van je accountant. Zoek een boekhouder die jou begrijpt, niet eentje die van jou verlangt om zijn financiële jargon te begrijpen. Jij moet snappen wat er achter termen als ‘betalingen crediteuren’ zit, alleen dan kun de je kasstromen in je business volgen. Als jij die uitgaven gewoon “ingekochte grondstoffen” noemt, gebruik zo’n term dan ook letterlijk in je cash flow forecast.”

Waar moet je liquiditeitsprognose aan voldoen als je personeel wilt aannemen?

“Allereerst moet de opzet van je cash flow forecast parallel lopen aan je werkelijke liquiditeitspatroon. Welke maandelijkse inkomsten haal je zelf uit je cash flow? Voordat je de uitgaven van een nieuwe medewerker kunt gaan berekenen, moet je weten waar je behoefte aan hebt. Waar ben je het meest bij gebaat? Als je daar antwoord op hebt, kun je een profiel opstellen van de persoon die je zoekt. Neem je iemand aan voor ondersteunende taken zoals administratie of marketing, dan moet daar wél een hogere omzet tegenover staan die jij of de rest van het team gaat binnenhalen. Reken erop dat je de eerste drie maanden minder tijd hebt om die hogere omzet binnen te halen vanwege de inwerkperiode van je nieuwe collega. Bereken vervolgens hoeveel je iemand kunt betalen om minimaal break-even te kunnen draaien. Zo weet je welk budget je hebt voor je nieuwe medewerker. Ten slotte maak je op basis daarvan een best en worst case scenario van je liquiditeitsprognose. Dan pas zie je of je elke maand in staat bent om dat extra salaris en al je andere rekeningen te betalen.”

Stel, uit je forecast blijkt dat je in de min komt te staan. Hoe los je dat op?

“In de basis zijn er twee voor de hand liggende oplossingen. En als je beide oplossingen tegelijkertijd toepast, vergroot je je cash positie nog wat extra. Allereerst kun je leveranciers of andere schuldeisers in goed overleg later betalen dan gebruikelijk. Daarnaast kun je in overleg verkoopfacturen eerder laten betalen dan normaal. Zoek hiervoor met name klanten op met wie je een goede relatie hebt. Tot slot zou je via een bank of een alternatieve financieringsvorm, zoals crowdfunding, werkkapitaal kunnen aantrekken.”

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!