Vijf tips om slimmer en goedkoper te verlonen

Vijf tips om slimmer en goedkoper te verlonen

Wie slim omgaat met zijn salarisadministratie kan maandelijks geld besparen. Met deze tips regel je het als ondernemer snel zelf. Of je kunt natuurlijk je salarisadministrateur voor je aan het werk zetten.

Tip 1: Maak gebruik van de vrije ruimte (WKR) om personeelsfeestjes te vergoeden

Het bedrag dat je onbelast mag vergoeden via de WKR is gebaseerd op de totale fiscale loonsom van je medewerkers. In 2019 mag je 1,2% van je totale loonsom onbelast vergoeden, ook wel de vrije ruimte genoemd. Vergoed je meer dan 1,2% via de werkkostenregeling, dan vallen die kosten buiten de vrije ruimte en betaal je 80% belasting over het resterende bedrag. Vanaf 2020 gaat het percentage dat je onbelast mag vergoeden voor de eerste 400.000 euro omhoog naar 1,7%. Is je totale loonsom hoger dan 400.000 euro, dan geldt over dat resterende bedrag een vrije ruimte van 1,2%. Meer over de WKR en andere vrijstellingen die het mogelijk maken om personeelskosten onbelast te vergoeden, lees je hier.

Tip 2: Verhaal 50% van de WGA-premie op je werknemer

De premie werkhervattingskas (Whk) spekt het potje waaruit de arbeidsongeschikten door de overheid worden betaald. De premies bestaan uit twee componenten, de ZW-flex en WGA-premie. Het percentage aan WGA-premie voor jouw bedrijf vind je terug op de beschikking die je ontvangt van de Belastingdienst. 50% daarvan mag je je werknemers zelf laten betalen. Het scheelt misschien een paar euro per medewerker per maand, maar kan aardig oplopen als je je personeelsbestand snel ziet toenemen. Op het salarisstrookje van je medewerkers verschijnt dan een bedrag dat op het loon wordt ingehouden, onder de vermelding premie WGA-Whk.

Tip 3: Zet je vakantiereserveringen maandelijks op een andere rekening

Via je salarisadministratie ontvang je maandelijks een werkgeversjournaal. Daar staat onder andere een post ‘reserveringen vakantietoeslag’ vermeld. Zorg dat je dit bedrag elke maand opzijzet op je bankrekening. Anders kom je in mei in de problemen met je cashflow. Je mag dit ook maandelijks uitbetalen aan je mensen in plaats van één keer per jaar. Het voordeel is dat je een realistischer beeld hebt van je werkgeverskosten per maand en dat je in mei niet opeens een gat in je liquide middelen slaat. Het nadeel is dat je niets meer achter de hand hebt om eventuele kosten die je medewerker maakt te verhalen. Natuurlijk ga je daar niet vanuit, maar in conflictsituaties of ontslag op staande voet kan het handig zijn om het vakantiegeld nog te moeten uitkeren.

Bonustip: Automatiseer je salarisadministratie

CoPilot biedt werkgevers een softwarepakket voor het automatisch verlonen van je medewerkers. Je laat medewerkers declaraties indienen en voegt maandelijks alleen zelf mutaties toe als het nodig is. Je stelt in op welke dag van de maand de digitale loonstroken automatisch moeten worden verstuurd. Daarna staan de SEPA-bestanden voor de loonaangifte en de salarissen voor je klaar. Lees meer

Tip 4: Neem een 56-plusser aan en krijg korting op de loonkosten

Wanneer je iemand aanneemt uit een doelgroep die over het algemeen lastig aan een baan komt, geeft het UWV je een korting op de loonkosten. Denk aan oudere werknemers, maar ook mensen met een arbeidsbeperking. Als werkgever krijg je op deze mensen korting op de sociale verzekeringen. En dat kan zelfs oplopen tot 6.000 euro per persoon per jaar. Wel heb je daarvoor een doelgroepverklaring nodig van die medewerker, die hij of zij kan ophalen bij het UWV. Dit moet binnen drie maanden na de eerste werkdag gebeuren. Daarna vervalt namelijk het recht van je medewerker op deze doelgroepverklaring. De korting wordt bepaald door het UWV en uitgekeerd door de Belastingdienst. Een stappenplan over het aanvragen van loonkostenvoordeel (LKV) vind je hier.

Tip 5: Geef liever tijd voor tijd, dan dat je overuren betaalt

Maken je mensen meer uren dan in hun contract staat, wees dan voorzichtig met het toezeggen om overuren uit te betalen. Bovenop de gemaakte overuren, moet je namelijk ook 8% vakantietoeslag betalen. En dat komt opeens een stuk duurder uit dan je had bedacht. Indien je je medewerker het minimumloon betaalt, moet je opletten met het geven van tijd-voor-tijd. Je loopt namelijk het risico dat het uurloon onder het minimumloon uitkomt, wanneer de werknemer de gemaakte overuren niet in diezelfde maand opneemt.

Bovenstaande tips zijn afkomstig uit de whitepaper ’10 tips om slimmer verlonen’

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!