Hoe schrijf je een personeelshandboek?

Hoe schrijf je een personeelshandboek

Wanneer het aantal medewerkers binnen je bedrijf groeit, zorgen al die individuele afspraken ervoor dat het geheel onoverzichtelijk wordt. Voor het vastleggen van de algemene afspraken en regelingen kiezen de meeste bedrijven voor een personeelshandboek. In het bedrijfsreglement – ook wel bedrijfsregeling genoemd – staan de algemene afspraken en gedragsregels helder beschreven voor je medewerkers. In dit blog lees je hoe je een personeelshandboek opstelt en je vindt hier enkele voorbeeldteksten die jou op weg helpen.

Het nut van een personeelshandboek

Het grootste voordeel van een personeelshandboek is dat alle afspraken overzichtelijk op één plek zijn vastgelegd. Zowel de nieuwe als bestaande medewerkers kunnen het raadplegen in geval van twijfel. Daarnaast is het handiger om de wijzigingen in één document aan te brengen dan in de individuele arbeidsovereenkomsten.

Het is aan te raden om het bedrijfsreglement te bespreken met je personeel en feedback te vragen. Zo creëer je draagvlak en vergroot je het bewustzijn onder je medewerkers. Dit kan tijdens een personeelsvergadering of samen met de Personeelsvertegenwoordiging (PvT) als je bedrijf die heeft.

Wat staat er in een personeelshandboek?

Het personeelshandboek ziet er voor elk bedrijf net wat anders uit. Om je te helpen bij het opstellen van jouw personeelshandboek hebben we een opzet gemaakt van de onderwerpen die je erin kunt opnemen. De uiteindelijke samenstelling hangt af van de bedrijfsactiviteiten en belangen.

  1. Visie en kernwaarden van het bedrijf
  2. Omgangsregels op het werk
  3. Omgang met social media
  4. Gebruik van bedrijfseigendommen
  5. Salarissen en vergoedingen
  6. Werktijden en werkplekken
  7. Verlof en ziekte
  8. Veiligheidsvoorschriften
  9. Kledingvoorschriften
  10. Declaraties

Sommige van bovenstaande onderwerpen zijn voor elk bedrijf anders. Daarmee moet je zelf aan de slag. Voor een aantal onderwerpen hebben we voorbeeldteksten geschreven die je mag gebruiken.

Omgangsregels

Het is aan te raden om zwart op wit vast te leggen hoe men binnen het bedrijf omgaat met pesten, discriminatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld. Verwijs bij conflicten naar de interne commissie waar medewerkers terecht kunnen als er zich iets voordoet. Je kunt er ook voor kiezen om een externe klachtencommissie op te zetten. Hiervoor kun je terecht bij klachtregeling.nl. Zij helpen je een commissie op te zetten en bieden online faciliteiten waar medewerkers hun klacht kunnen melden.

Vermeld naast de algemene regels ook de informatie over de vertrouwenspersoon, die volgens de Arbowet van 2018 verplicht moet worden aangesteld om werknemers te beschermen.

Een voorbeeldtekst:

‘We vinden het van groot belang dat iedereen zich veilig voelt op het werk en met respect wordt behandeld. Voel jij je gediscrimineerd, seksueel geïntimideerd, gepest of heb je te maken met agressie of geweld op de werkvloer, meld het direct bij onze vertrouwenspersoon <vermeld hier de naam en contactgegevens van je vertrouwenspersoon>.

Geen enkele vorm van ongewenst gedrag, zoals hierboven genoemd, wordt in onze organisatie getolereerd. Klachten over ongewenst gedrag worden onderzocht door een externe klachtencommissie. Indien de klacht gegrond is, kan deze commissie sancties opleggen en maatregelen nemen.’

Omgaan met social media

Social media is ondertussen ingeburgerd op de werkvloer. Waarschijnlijk maakt het gebruik van social media zelfs onderdeel uit van het takenpakket van sommige medewerkers. Of het nodig is om hier afspraken over te maken en dit op te nemen in je personeelshandboek bepaal je zelf. Je kunt bijvoorbeeld aan bovenstaande tekst toevoegen dat negatieve uitlatingen over collega’s of de werkgever ook op social media niet op prijs worden gesteld.

Gebruik van bedrijfseigendommen

Vermeld in het handboek wat je verwachtingen zijn met betrekking tot het gebruik van apparatuur of meubilair. Hoewel het misschien vanzelfsprekend lijkt dat je medewerkers netjes met bedrijfseigendommen omgaan, kan je met het opnemen van een bepaling aanduiden wat de vervolgstappen zijn in het geval van misbruik.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende bepaling:

We vragen je om netjes om te gaan met alle spullen die je tot je beschikking krijgt. Dit geldt bijvoorbeeld voor de apparatuur en het kantoormeubilair. Deze spullen blijven eigendom van het bedrijf. Gebruik je bedrijfsspullen niet voor privédoeleinden en leen ze niet uit aan derden. In het geval van verlies, diefstal of slecht onderhoud als gevolg van aantoonbare nalatigheid zijn we genoodzaakt de kosten van reparatie of vervanging bij jou in rekening te brengen.

Salarisverhogingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en vergoedingen

Wanneer je bedrijf groeit en professionaliseert, kan het zijn dat je wilt gaan werken met salarisschalen, die je hierin vermeldt. Ook kan je in dit onderdeel aangeven wat de afspraken zijn voor wat betreft onkostenvergoedingen, reiskostenvergoedingen, kostendeclaratie, pensioenen en verzekeringen en de algemeen geldende bonussen. Je stelt hierin vast wat de regels zijn met betrekking tot het vergoeden van overuren en werken op locatie. Maak je het voor je personeel mogelijk om naast hun werkzaamheden een studie te volgen? Leg de spelregels uit en maak de maximale vergoedingen en eventuele terugbetalingsregelingen kenbaar. Zo houd je de informatievoorziening transparant en vermijd je onduidelijkheden.

Een voorbeeldtekst over een aantal vergoedingen vind je hieronder:

Omdat je voor je werk moet reizen, vergoeden we graag je reiskosten. Maak je gebruik van openbaar vervoer, dan krijg je van ons een NS Business card, die geldig is voor zowel de trein als bus, tram en metro. Kom je met de auto, dan vergoeden we € 0,19 per kilometer. Houd je kilometers bij in een apart bestand; wel zo handig voor onze en jouw administratie.

We vergoeden ook andere kosten die je maakt in het kader van je werkzaamheden, zoals apparatuur, lunch en hotelovernachtingen. Overleg dit wel eerst met je leidinggevende. Stuur vervolgens een foto van je bonnetjes naar de administratie en het bedrag wordt uitbetaald samen met je salaris.’

Ziekte en verlof

Leg in het personeelshandboek uit hoe de vakantie- en verlofaanvraag wordt geregeld en de wat de procedure is in het geval van ziekte- en betermelding.

Persoonlijke presentatie

Heb je bepaalde eisen aan de persoonlijke presentatie, zoals kledingvoorschriften? Leg ze ook vast in het bedrijfsreglement.

Nog enkele tips
  • Gebruik de kernwaarden van je bedrijf om aan te geven waarom de regels in het personeelshandboek belangrijk zijn.
  • Zorg voor duidelijk taalgebruik en een duidelijke structuur. Geef aan waarom de regels er zijn en hoe ze gehandhaafd worden.
  • Neem je werknemers mee in je gedachtenproces wanneer je een personeelshandboek voor het eerst opstelt of er wijzigingen in aanbrengt. Stem het document af met de Personeelsvertegenwoordiging (PvT).
  • Geef op het moment van indiensttreding een kopie van het handboek aan iedere werknemer.

Let op: Wanneer je bedrijf onder een cao valt, mag je geen bepalingen in het bedrijfsreglement opnemen die daarmee in strijd zijn.

Wees ervan bewust dat de voorwaarden in je personeelshandboek redelijk moeten zijn voor alle partijen. In het uiterste geval van een geschil beslist de rechter in hoeverre de regels uit het handboek moeten worden nageleefd. Met een helder geformuleerd document leg je een basis voor een productieve samenwerking.

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!