Hoe regel je een basiscontract met een arbodienst?

Hoe regel je een basiscontract met een arbodienst

Elke werkgever is verplicht om een overeenkomst te sluiten met een bedrijfsarts of arbodienst, het zogeheten basiscontract. Wat houdt zo’n basiscontract in? En hoe bepaal je met welke partij je in zee gaat? We spraken met Petra van de Goorbergh, directeur van OVAL, de brancheorganisatie van arbodiensten, over het waarom achter het basiscontract en hoe het bijvoorbeeld een burn-out van je medewerkers kan voorkomen. “Het is eigenlijk niet zo ingewikkeld, zo’n basiscontract”, volgens van de Goorbergh.

Wat is een basiscontract?

“In het basiscontract staat hoe jouw bedrijf omgaat met de wettelijke verplichtingen zodra er een medewerker ziek wordt. Maar ook hoe je er samen met je arbodienstverlener voor zorgt dat jouw mensen gezond blijven. Dit moet je als werkgever namelijk overlaten aan onafhankelijke, externe deskundigen. ”

Leg uit, om welke wettelijke verplichtingen gaat het?

“Het gaat om wat de werkgever en werknemer moeten doen aan verzuimbegeleiding en re-integratie als een werknemer ziek wordt. De bedrijfsarts adviseert werknemer en werkgever. Belangrijker nog zijn afspraken over het voorkomen van verzuim. Zo moet de bedrijfsarts de werkplek kunnen bezoeken. Ook moet hij of zij kunnen overleggen met de preventiemedewerker en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. OVAL heeft een handige checklist geschreven die je kunt gebruiken wanneer je aan de slag gaat met het basiscontract.”

In die checklist staat dat je een RI&E moet laten doen. Wat houdt dat in?

“Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) geeft inzicht in wat nodig is voor jouw bedrijf. Er komt een expert langs die de werkplekken en het gebouw controleert op veiligheid, maar ook kijkt naar bijvoorbeeld werkdruk. De expert brengt de risico’s in kaart en geeft advies hoe je als werkgever de arbeidsomstandigheden kunt verbeteren. Als werkgever kun je samen met de preventiemedewerker een plan van aanpak schrijven.”

Zo’n preventiemedewerker, is dat verplicht?

“Jazeker. De preventiemedewerker moet met instemming van de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging aangewezen worden. Als je minder dan 25 medewerkers hebt, mag je als werkgever ook zelf de rol van preventiemedewerker op je nemen.”

Helder. Welke andere zaken staan er in het basiscontract?

“De afspraken die je met de arbodienst of de bedrijfsarts over preventie hebt gemaakt, bijvoorbeeld over het uitvoeren van preventief medisch onderzoek (PMO).”

Moet ik als werkgever preventief medisch onderzoek doen?

“Je bent als werkgever verplicht om dit aan te bieden, om te voorkomen dat mensen uitvallen. Stel, één van je medewerkers stevent af op een burn-out. Dan kan een preventief medisch onderzoek – uitgevoerd door de bedrijfsarts – uitwijzen of deze persoon bijvoorbeeld aan de slag moet met mentale weerbaarheid. Veel ondernemers zijn zich hier niet zo van bewust, maar als werkgever kun je een preventief onderzoek inzetten om uitval te voorkomen. Breng dit in het functioneringsgesprek ter sprake als je vermoedt dat je werknemer hier gebaat bij kan zijn. Overigens is in deze situatie je medewerker niet verplicht om aan zo’n onderzoek deel te nemen. Een laagdrempeligere variant is het preventieve spreekuur met een bedrijfsarts – de afspraken daarover neem je eveneens op in het basiscontract. De bedrijfsarts kijkt tijdens zo’n gesprek wat er speelt bij de medewerker. Is er wellicht thuis iets aan de hand? Wat speelt er op het werk? En hoe kun je ervoor zorgen dat de medewerker niet langdurig ziek wordt? Zowel bij het preventief medisch onderzoek als bij het preventieve spreekuur krijg je als werkgever niet te horen wat de resultaten van het onderzoek zijn of wat er besproken is tijdens het spreekuur. Maar in de praktijk zien we dat de werknemer zelf de werkgever bijpraat over wat er speelt.”

Waar begin je als je een basiscontract wilt regelen?

“Ga op zoek naar een arbodienst of bedrijfsarts. Kies je voor een arbodienst dan staat daar een brede dienstverlening tegenover. Denk aan het opstellen van een verzuimprotocol, het duurzaam inzetbaar maken van je mensen of het uit handen nemen van de administratieve taken die komen kijken bij ziekte.”

Hoe weet je welke arbodienst bij jou past?

“Kijk of ze diensten aanbieden voor ondernemers zoals jij. Vraag eens bij ondernemers in de regio welke arbodienst zij gebruiken. Op OVAL.nl kun je zoeken naar arbodiensten aan de hand van diensten zoals verzuimbegeleiding, preventie of duurzame inzetbaarheid. Per regio en op basis van de branche kun je direct die arbodiensten aanklikken waarvoor je een offerte wilt aanvragen.

Je kunt ook een verzuimverzekering afsluiten. Vaak maakt arbodienstverlening een onderdeel uit van de verzekering. Check dit wel vooraf!”

Zijn er standaard basiscontracten beschikbaar?

“Er is geen standaard format voor een basiscontract. Een basiscontract omvat in ieder geval de wettelijk verplichte onderdelen. De werkgever die nog niet veel mensen in dienst heeft, raad ik aan om te zoeken naar een arbodienst die zich specifiek op het MKB richt. Bij groei van de organisatie kun je altijd kijken of de arbodienst nog voldoet of dat je over wilt stappen naar een andere arbodienst.”

Wat kost een basiscontract gemiddeld?

“De kosten zijn heel verschillend en hangen sterk af van wat een arbodienst aanbiedt en wat je afspreekt. Houd in gedachten dat een zieke werknemer tussen de 200 en 400 euro per dag kost, een samenwerking met een arbodienst daarentegen ongeveer tien euro per werknemer per maand.”

Wat als je het basiscontract pas regelt wanneer iemand ziek wordt?

“Een basiscontract afsluiten is verplicht. Je riskeert een boete van de Inspectie SZW van minimaal 1.500 euro als je dit niet doet. Het is eigenlijk niet zo ingewikkeld, zo’n basiscontract. Je hoeft echt niet alle wet- en regelgeving te kennen. Verdiep je even in de materie en zoek een partij die bij jou past. Heel eerlijk, het basiscontract hoort gewoon bij goed werkgeverschap. Als je een goede werksfeer en een veilige en gezonde werkomgeving nastreeft, dan leg je met het basiscontract een solide fundering.”

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!