“Ons dynamische personeelsbestand vraagt om flexibele salarisadministratie”

Ons dynamische personeelsbestand vraagt om flexibele salarisadministratie

Ondernemer Manfred van der Voort van icr3ate haalde zijn salarisadministratie recentelijk bij zijn boekhouder vandaan en koos voor CoPilot. Waarom hij dat deed en hoe de overstap verliep, vertelt hij in dit interview.

Wat is de reden geweest om over te stappen?

“Wij zijn een ambitieus, lichtgroeiend bedrijf van digital makers. De dynamiek van ons personeelsbestand is groot. Zo maken we gebruik van flexkrachten en een internationale trainee. Het klassieke beeld is dat je als mkb’er je salarisadministratie uitbesteedt bij een boekhouder. Bij ons is elke maand anders. Dus moeten er telkens dingen worden aangepast in de salarisadministratie. De gemiddelde boekhouder is daar niet op ingericht.”

Om wat voor aanpassingen gaat het?

“Kleine wijzigingen zoals het vergoeden van reiskosten. Daar gaan minimaal acht mailtjes voor over en weer. Declaraties meenemen in de verloning is ook niet mogelijk. Dat betaalde ik uit eigen zak, maar wilde ik natuurlijk in mijn eigen bv trekken. Hoe ik dat moest regelen, was de vraag.”

Wat vind je belangrijk bij het kiezen van salarissoftware?

“De salarisadministratie moet voor mijn mensen goed geregeld zijn. Ik gun mijn medewerkers wel de lusten, maar niet de lasten. Ze moeten op tijd en correct uitbetaald worden. Anderzijds loop ik als ondernemer ook risico’s als het niet goed gebeurt. Dan heb ik zo de Belastingdienst aan mijn deur. Een foutloze verloning is van groot belang.”

Hoe sta je dan tegenover geautomatiseerde salarisadministratie?

“Wij zijn zelf digital makers. Wij verkopen diensten aan onze opdrachtgevers. Zodra ik processen kan automatiseren, val ik ervoor. Dat is ook ons vakgebied, daar geloof ik in.”

Hoe verliep het opzetten van je loonadministratie?

“Je moet je voorstellen, ik ben een vakspecialist die tegen wil en dank directeur is. Ik vind HR gruwelijk belangrijk, maar vind er niets aan. De terminologie in de salarissoftware is mij totaal vreemd. ESS bijvoorbeeld, wat is dat? Oh, dat staat voor Employee Self Service portal. Dankzij jullie superster bij support is het goed gekomen. Als zij me vertelt dat het gewoon Werknemerloket is – de portal waar werknemers declaraties kunnen indienen – dan snap ik het wel.”

En, tevreden met de eerste verloning?

“Ja! Het is helemaal goed gekomen. Mijn medewerkers hebben afgelopen week hun eerste salarisstroken ontvangen. Ik heb het SEPA-bestand gedownload en de lonen overgemaakt. Prima! De eerste loonaangifte heb ik nog niet gedaan, maar daar heb ik wel vertrouwen in.”

Al declaraties mogen goedkeuren in Werknemerloket?

“Nog niet. Mijn medewerkers hebben afgelopen week voor het eerst ingelogd in Werknemerloket. Daar komen we vast wel uit.”

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!