De kunst van een prettige offboarding

Prettige offboarding

Goed afscheid nemen van een medewerker is misschien wel één van de moeilijkste taken die je hebt als ondernemer. Ook al vertrekt je collega, je reputatie als werkgever staat juist nu op het spel. “We werken in een regio waar je elkaar op werkgebied vaak tegenkomt”, aldus een van de ondernemers die we interviewden over dit onderwerp. Hoe mensen bij jouw bedrijf vertrekken, bepaalt in grote mate hoe ze terugkijken op jouw werkgeverschap.

Het exitgesprek, de eindafrekening van het loon op orde maken en – met stip op nummer één – zorgen dat uitstromers op goede voet vertrekken: dat zijn grofweg de belangrijkste zaken volgens de 23 deelnemers aan ons onderzoek over offboarding. Hoe zorg je voor een respectvol vertrek waar je oud-medewerker met een goed gevoel op terugkijkt? “Immers”, zo verwoordde een ondernemer het, “ook ex-medewerkers kunnen ambassadeurs zijn van je bedrijf.” We belden met vijf van hen – die wegens privacyredenen anoniem blijven – en bespraken de aandachtspunten.

Maak een planning

Op het moment van opzegging start het offboardingproces. Niet elke ondernemer heeft er een draaiboek voor klaarliggen. “We zijn veel met onboarding bezig. Offboarding, daar waren we niet goed op voorbereid.” Om verschillende redenen vertrokken er opeens drie medewerkers. In de laatste twee dagen werd ad hoc geregeld hoe laptops, lease-auto’s en mobiele telefoons moesten worden teruggegeven. Een bloemetje voor de vertrekkende medewerkers bestellen schoot erbij in. “Jammer, want we hadden graag meer waardering getoond naar die drie mensen.”

Medewerker vertrekt. Je klanten ook?

Van je medewerker ga je afscheid nemen. Je klanten wil je natuurlijk behouden. Vanaf het moment dat het ontslag bekend is tot aan de laatste werkdag bevinden jullie je samen in een schemergebied. Tel je als werknemer direct niet meer mee? En wat mag je aan inzet van je medewerker verwachten? Als de relatie goed is, maak je je daar minder zorgen om. Wanneer vervanging nog even op zich laat wachten, ben je al blij dat je klanten bediend worden zoals gebruikelijk. Eén van de ondernemers was er echter niet gerust op: “De relatie met klanten stond op het spel. Daarom hebben we een extra maand vrijgegeven.” Ook het benadrukken van een concurrentie- of relatiebeding – indien opgenomen in het arbeidscontract – is in sommige gevallen noodzakelijk. “Wat je bij ons geleerd hebt, mag je niet zomaar bij toekomstige werkgevers toepassen. Dat moet heel helder zijn.”

Uitkering of van werk naar werk

Op goede voet afscheid nemen betekent in sommige gevallen ook dat je iemand begeleidt naar de volgende stap. Neem je in goed overleg afscheid van elkaar, dan heeft de vertrekkende medewerker een vaststellingsovereenkomst nodig om überhaupt recht te hebben op een uitkering. “Onze medewerker startte vanuit de WW en kwam na zes maanden wederom op straat te staan. Blijkbaar heb je dan geen recht op een uitkering. Dat geldt alleen wanneer je meer dan zes maanden hebt gewerkt. Als we dat vooraf wisten, hadden we daar anders naar gehandeld.” De betreffende ondernemer vond een andere oplossing. “Dan is het simpelweg een kwestie van goed werkgeverschap om de laptop daarom wat langer in bruikleen te geven, zodat de medewerker in ieder geval zijn opleiding kan afronden.”

Mocht je een aantal mensen moeten laten gaan vanwege de coronacrisis en wil je deze medewerkers graag helpen bij het vinden van een nieuwe baan? Kijk dan eens naar spelers uit de reisbranche hoe zij hun volgers op LinkedIn oproepen vacatures te delen, zodat boventallige medewerkers sneller aan een baan komen. AirBnB ging zelfs zover dat ze een directory bouwden voor hun mensen die ze moesten laten gaan. Geen zin om het nieuws aan de grote klok te hangen? Schrijf dan een aanbevelingsbrief of een recommendation voor iemand op LinkedIn.

Deactiveer licenties en accounts

Dat bedrijfseigendommen moeten worden ingeleverd is evident. Minder zichtbaar zijn de accounts van bepaalde software waar iemand mee werkt. Ook deze moeten worden afgesloten. “Een jaar na dato kwam ik erachter dat een klant in ons systeem nog altijd gekoppeld stond aan een accountmanager die vertrokken was. Ook het e-mailadres was nog actief. Niemand die op de binnenkomende e-mails reageerde. Dat mag niet meer gebeuren.”

Creëer een afscheidsmoment

Stuur een bedankje, geef een bloemetje mee, organiseer een (virtuele) afscheidsborrel of zet iemand – als thuiswerken nog de norm is – in het zonnetje op je interne communicatiekanaal. Voorkom te allen tijde dat iemand op zijn laatste dag met stille trom vertrekt. Geld inzamelen voor een afscheidscadeau klinkt vanzelfsprekend, maar kost ook tijd, merkte een van de gesproken ondernemers: “Als het cadeau niet op de laatste dag gegeven kan worden, geeft dat toch een ander gevoel.”

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!