Automatiseer je salarisadministratie in 3 stappen

In 3 stappen zelf je salarisadministratie

Je salarisadministratie automatiseren scheelt je veel tijd en geld. Zeker voor werkgevers die weinig mutaties hoeven door te voeren, is automatiseren het overwegen waard. Zo hoef je nooit meer te wachten op een tussenpersoon. De belangrijkste stappen, die je moet doorlopen om je mensen automatisch te verlonen, zetten we voor je op een rij.

Als je elke maand ongeveer dezelfde salarissen overmaakt aan je mensen, kun je het verlonen gemakkelijk automatiseren. Wil je zelf minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van declaraties? Laat je medewerkers deze dan zelf indienen in je salarissysteem, zodat jij deze enkel hoeft goed te keuren.

Hoe werkt het automatiseren van je salarisadministratie?

Stap 1: Voer jezelf op als werkgever

Het opvoeren van je bedrijf in een salarissoftwarepakket is eenvoudig. Je hebt er wel een aantal zaken voor nodig, zoals je loonheffingennummer. Je loonheffingennummer krijg je toegestuurd, nadat je je hebt aangemeld als werkgever bij de Belastingdienst. Ook de zogeheten beschikking heb je nodig. Deze ontvang je elk jaar in december van de Belastingdienst en deze geeft aan welk premiepercentage voor de Whk op jou van toepassing is en je vindt hier je bedrijfssector op terug.

Stap 2: Zet je personeelsbestand op

Vervolgens moet je je personeel invoeren in de salarissoftware. De NAW-gegevens van je mensen heb je waarschijnlijk al verzameld toen je het arbeidscontract opstelde. Daarnaast heb je een BSN en IBAN nodig. Houd er wel rekening mee dat elke medewerker ook een model opgaaf van de Belastingdienst moet invullen, zodat jij weet of je de loonheffing moet toepassen of niet. Werk je met stagiairs, dan moet je de sociale premies aanpassen. Vaak hoef je daarvoor enkel het type dienstverband aan te passen wanneer je de stagiair toevoegt aan je salarisadministratie. Ook is aan te raden om het type dienstverband, tijdelijk of vast, te koppelen aan elke medewerker. De betere softwaresystemen wijzen je namelijk een maand voor de einddatum op het aflopen van het contract. Stap je over van het ene salarispakket naar het andere? Download dan een bestand met al je bedrijfsgegevens uit je huidige salarisadministratiepakket en upload deze direct in de nieuwe software.

Stap 3: Zo betaal je elke maand automatisch salaris uit

Vaak kun je ervoor kiezen om elke maand automatisch een zogeheten loonrun te laten draaien. Dat betekent dat je in de salarissoftware aangeeft op welke dag van de maand je salaris wilt uitbetalen en op welke dag je automatisch de loonaangifte doet. Een kwestie van één keer instellen dus. Daarna maakt de software elke maand op dezelfde datum de salarisstroken aan. Ook staan er twee SEPA-bestanden voor je klaar, één voor je loonaangifte en één voor het uitbetalen van je medewerkers. Reiskosten vergoeden, een nieuwe medewerker toevoegen of een salarisverhoging verwerken vallen onder de zogeheten mutaties. Check of jouw salarissoftware je toegang geeft om dit zelf door te kunnen voeren. Tegenwoordig zijn er verschillende salarisadministratiepakketten die het automatiseren van verlonen mogelijk maken. CoPilot biedt werkgevers een softwarepakket voor het automatisch verlonen van je medewerkers. Je medewerkers dienen zelf declaraties in en – indien nodig – voeg jij maandelijks alleen mutaties toe. Je kiest zelf op welke dag van de maand de digitale loonstroken moeten worden verstuurd. Daarna staat de loonaangifte voor de Belastingdienst en het SEPA-bestand om je mensen te betalen automatisch voor je klaar.

Als werkgever groei je sneller met CoPilot

Maak gratis een account aan!